Een project kan slechts worden ingediend tijdens een georganiseerde projectoproep door de PG op de daarvoor voorziene sjablonen projectconcept (fase 1) en projectaanvraagformulier (fase 2). De procedure kan opgesplitst worden in twee fasen.
Fase 1 - Projectconcept
Projectconcepten kunnen ingediend worden bij het secretariaat indien de Plaatselijke Groep een projectoproep heeft gelanceerd. De potentiële promotor meldt zich – telefonisch of per afspraak - aan bij het Leadersecretariaat indien hij een projectconcept wil indienen. Hierop werkt de potentiële promotor een beknopt inhoudelijk projectconcept (max. 3 A4) uit.
De coördinator toetst dit aanvraagconcept op ontvankelijkheid.
Is deze eerste ontvankelijkheidsevaluatie negatief dan wordt dit door de coördinator schriftelijk meegedeeld aan de potentiële promotor. Projectconcepten met een negatieve ontvankelijkheids-evaluatie worden door de coördinator ter kennisgeving voorgelegd aan de Plaatselijke Groep op de eerstvolgende PG-vergadering. De potentiële promotor kan zijn projectconcept bijsturen en bij de volgende oproep opnieuw indienen bij het Leadersecretariaat. Hierna wordt het opnieuw op ontvankelijkheid getoetst.
Is deze ontvankelijkheidsevaluatie positief, dan wordt het projectconcept door de coördinator voorgelegd aan de Plaatselijke Groep. Deze bespreekt de concepten en beslist of de promotor het projectconcept verder mag uitwerken in een definitieve projectaanvraag. Zij kan hierbij voorwaarden opleggen en bijkomende vragen stellen.
Voor de beoordeling van de projectconcepten kan de Plaatselijke Groep bijgestaan worden door de Technische Werkgroep.
Is de beslissing van de PG negatief, dan koppelt de PG vervolgens hierover terug aan de potentiële promotor. Deze beslissing van de PG stelt een einde aan de procedure voor het projectconcept.
Fase 2 - Projectaanvraagformulier
Pas nadat de potentiële promotor de toestemming heeft gekregen van de PG om zijn projectconcept uit te werken in een definitieve projectaanvraag, kan hij zijn project indienen via het daarvoor voorziene projectaanvraagformulier. Een exemplaar van het projectaanvraagformulier kan op aanvraag bekomen worden bij het Leadersecretariaat of is terug te vinden op deze site. Een projectaanvraagformulier dat wordt ingediend door een potentiële promotor zonder dat de procedure zoals omschreven in fase 1 gevolgd werd, wordt door het secretariaat onontvankelijk verklaard en ter kennisgeving op de volgende PG gebracht. Enkel projectenaanvragen waarvan het projectconcept de in fase 1 beschreven procedure heeft doorlopen, zullen door de PG in behandeling worden genomen.
De coördinator toetst de projectaanvraagformulieren op ontvankelijkheid.
Is deze ontvankelijkheidsevaluatie negatief dan wordt dit door de coördinator schriftelijk meegedeeld aan de potentiële promotor. Projectaanvraagformulieren met een negatieve ontvankelijkheidsevaluatie worden door de coördinator ter kennisgeving voorgelegd aan de Plaatselijke Groep op de eerstvolgende PG-vergadering. De potentiële promotor kan zijn projectaanvraag bijsturen en bij de volgende oproep opnieuw indienen bij het Leadersecretariaat. Hierna wordt het opnieuw op ontvankelijkheid getoetst.
De ontvankelijke projectaanvraagformulieren worden voorgelegd aan de Technische Werkgroep. De Technische Werkgroep bespreekt de aanvraagformulieren en formuleert vervolgens haar advies. Ze kan een positief advies innemen, een negatief advies innemen, maar ook vragen stellen aan de promotor. De promotor dient deze vragen ten laatste 14 werkdagen voor de vergadering van de Plaatselijke Groep schriftelijk te beantwoorden.
Alvorens de ingediende projectaanvraagformulieren ter beoordeling worden voorgelegd aan de PG-leden, wordt het advies van de Technische Werkgroep ter kennisgeving aan de deputatie voorgelegd.
Het verslag van de TW wordt samengevat en wordt samen met de ontvankelijke projectaanvragen voorgelegd aan de Plaatselijke Groep.
De leden van de PG kunnen na het ontvangen van de vergaderdocumenten nog schriftelijk vragen stellen aan de promotor ten laatste 5 werkdagen voor PG-vergadering. Het Leadersecretariaat bundelt deze vragen voor de promotor. Deze promotor heeft maximaal 3 werkdagen de tijd om de vragen te beantwoorden. De antwoorden van de betrokken promotor worden tijdens de PG-vergadering door het Leadersecretariaat toegelicht.
De PG bespreekt het advies van de Technische Werkgroep. De PG kan van het advies van de Technische Werkgroep afwijken mits ze haar beslissing motiveert. Vervolgens stelt de PG een beoordelingsverslag t.a.v. het Leadercomité op.
Beslissing Leadercomité
Het Leadercomité bespreekt elke projectaanvraag op basis van het beoordelingsverslag van de PG. Het Leadercomité neemt vervolgens een besluit per project. Het Leadercomité is als besluitvormingsorgaan van de PG belast met de selectie van projecten, de toekenning van Leadersubsidies en het formuleren van de specifieke, projectgebonden aanbevelingen en/of voorwaarden die de initiatiefnemer daarbij in acht dient te nemen.
Begeleiding
Alle potentiële promotoren kunnen begeleiding krijgen bij het tot stand komen van hun projectconcepten en projectaanvraagformulieren. De PG-coördinator zal praktische tips geven en zal helpen om de projectconcepten en projectaanvraagformulieren te verbeteren. De coördinator kan tevens helpen bij het betrekken van andere organisaties of sectoren in het projectvoorstel, het zoeken naar bijkomende financiële middelen of een betere procesaanpak.
Uiteraard blijft de indiener zelf verantwoordelijk voor het ingediende voorstel en de eventuele uitvoering.
Selectiecriteria
Inhoudelijke selectiecriteria
- Uitvoering van een doelstelling of actie uit het Provinciaal Plattelandsbeleidsplan 2014-2020
Het project sluit aan bij de visie en doelstelling van het provinciaal plattelandsontwikkelingsplan. - Uitvoering van een doelstelling en maatregelen uit de lokale ontwikkelingsstrategie
Het project zet in op één of meerdere van de geformuleerde doelstellingen en op maatregelen van de lokale ontwikkelingsstrategie. - Inhoudelijke integratie
Het projectvoorstel is inhoudelijk opgevat als een sectoroverschrijdende benadering, waarbij het realiseren van doelstellingen voor verschillende sectoren wordt opgenomen in het project. Er worden economische, ecologische en sociale doelstellingen opgenomen. - Complementariteit en inhoudelijke overeenstemming met het plattelandsbeleid in brede zin
Uitvoering van een doelstelling of actie van het PDPO of andere relevante beleidsplannen met betrekking tot het platteland. - Link met landbouw en platteland
Er is een duidelijke link met landbouw of platteland. - Versterking van werkgelegenheid en lokale economie.
- Hefboom
Het project heeft een hefboomeffect. Dit vertaalt zich onder meer in het vernieuwende karakter, de voorbeeldfunctie, de overdraagbaarheid naar andere gebieden en de verspreiding van de baten van het project naar (potentieel) geïnteresseerden. - Gebiedsgericht maatwerk
De problematiek of methodiek is specifiek gericht op het projectgebied. - Innovatief en gedifferentieerd
Het projectvoorstel kiest voor een nieuwe benadering van het omgaan met knelpunten, werkt een nieuw concept uit en/of draagt bij tot kennisontwikkeling in plattelandsgebieden. Het project geeft op een innovatieve manier invulling aan een reële nood op het platteland. - Duurzaam karakter en continuïteit
Het project genereert een positieve impact op lange termijn en het creëert een duidelijke meerwaarde die zonder de inzet van middelen niet zou worden gerealiseerd. Het project wordt voortgezet of kent een vervolg na het einde van de projectperiode. - Effectiviteit
De projectpromotor bereikt veel potentiële begunstigden. Veel mensen kunnen genieten van het resultaat van de output. De meetbare en niet-meetbare resultaten worden zo exact mogelijk ingeschat en weergegeven. - Efficiëntie
De kostprijs staat in verhouding tot de vooropgestelde doelen en resultaten. De kostprijs van het project wordt opgesteld als een goede huisvader. - Doelgroep
Het project draagt bij tot het wegwerken van discriminaties t.a.v. bepaalde bevolkingsgroepen. Het project bereikt een specifieke doelgroep die in de ontwikkelingsstrategie is aangehaald en bereikt hiermee potentieel de volledige doelgroep. - Additionaliteit
Het project treedt niet in de plaats van een reguliere actie of van bestaande acties van andere promotoren. - Dubbelfinanciering
Het project krijgt geen andere Europese of Vlaamse subsidie, uitgezonderd middelen van het Plattelandsfonds. - Studiewerk en concrete realisatie
Het project is geen zuivere studie en dient dus ook een concrete realisatie te bevatten. - Het project draagt bij aan de Europese horizontale thema’s: werkgelegenheid, klimaat en armoede.
Procesmatige selectiecriteria
- Structureel samenwerkingsverband
- De projectpartners hebben een overeenstemming over de werking van het samenwerkingsverband.
- De projectpartners hebben een sterke organisatorische structuur voor de sturing van het samenwerkingsverband. Bij voorkeur is de samenwerking sectoroverschrijdend.
- De projectpartners kennen elkaar voldoende, zijn op de hoogte van elkaars werkgebied en betwisten elkaars aanspraken op ieders domein niet.
- Lokale verandering creëert meerwaarden
Het samenwerkingsverband heeft een sterke lokale verankering, het project komt bottom-up tot stand. Het betrekken van lokale projectpartners versterkt de haalbaarheid van het project. - Duurzaam karakter van de samenwerking
De projectpartners waarborgen positieve effecten op lange termijn. - Haalbaarheid door capaciteit en competenties
De projectpartners beschikken over voldoende mensen en middelen en hebben de competenties die nodig zijn om het doel te bereiken. - Haalbaarheid door de gebruikte methode
De voorgestelde methode biedt voldoende garanties voor het bereiken van de doelen en reikt een kader aan voor het oplossen van problemen. - Evaluatie en bijsturing
De projectpartners evalueren kritisch de voortgang van het project en de samenwerking en sturen bij waar nodig.